Adjoint·e à la direction - Les Impatients

Adjoint·e à la direction

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Les Impatients cherchent à pourvoir un poste d’adjoint·e à la direction. Sous la supervision du directeur général des Impatients, la personne titulaire du poste a pour mandat de soutenir la direction générale et le conseil d’administration de l’organisme dans ses activités, de voir au bon fonctionnement des opérations courantes des bureaux administratifs et des locaux des ateliers, et d’assurer la coordination et le suivi des demandes de financement, le tout dans le but d’assurer la pérennité et le rayonnement de l’organisme et de sa mission.

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Envoi de la candidature

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une courte lettre d’intention à [email protected] en indiquant Poste adjoint·e à la direction dans l’objet du message.

Seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées.

October 14 2022

Main tasks and responsibilities

  • Soutenir la direction générale (gérer l’agenda, la correspondance, les prises de rendez-vous, les transports et l’hébergement du directeur général, planifier, organiser et documenter ses réunions) ;
  • Soutenir les activités du conseil d’administration et agir en tant que point de contact principal entre celui-ci et le directeur général ;
  • Préparer les documents de présentation pour le directeur général lors de sa participation à des colloques, conférences, réunions ou autres ;
  • Agir en tant que représentant·e du directeur général en son absence ;
  • Responsable de l’archivage des documents de la direction générale ;
  • Responsable de la répartition des différentes demandes externes (location de la galerie des Impatients, propositions de projets, demandes de collaboration, etc.) ;
  • Planifier et organiser les réunions de l’équipe administrative et la réunion annuelle des employé.e.s (rédaction des ordres du jour et procès-verbaux) ;
  • Rédiger et communiquer à l’équipe administrative, aux artistes responsables des ateliers et au conseil d’administration les différents mémos de la direction ;
  • Encadrer les tâches liées à la réception ;
  • Assurer le bon fonctionnement et la bonne coordination des bureaux administratifs et des locaux des ateliers ;
  • Coordonner toutes les demandes de financement de l’organisme et faire certaines demandes de financement annuelles ou biannuelles ainsi que toute nouvelle demande soumise par le directeur général ;
  • Gérer les demandes aux organismes de réglementation ;
  • Responsable des demandes liées aux programmes d’aide à l’emploi ;
  • Remplacer la comptable dans certaines de ses tâches en son absence ;
  • Participer aux événements spéciaux.

Requirements

  • Faire preuve d’adaptabilité ;
  • Faire preuve d’empathie ;
  • Avoir le souci du détail et de la qualité ;
  • Capacité à travailler en équipe ;
  • Disponible pour déplacements au besoin ;
  • Disponible pour travailler occasionnellement le soir et le weekend ;
  • Avoir un intérêt pour la mission des Impatients.

Required skills

  • Excellente capacité organisationnelle, initiative, grande autonomie et facilité relationnelle ;
  • Expérience pertinente en gestion de bureau et d’équipe ;
  • Capacité à gérer des priorités multiples, facilité à s’adapter à des échéanciers serrés et changeants ;
  • Excellente maîtrise du français (parlé et écrit) et très bonne maîtrise de l’anglais (parlé et écrit) ;
  • Maîtrise de la suite Office ;
  • Connaissances et aptitudes en comptabilité ;
  • Connaissance de FileMaker, un atout ;
  • Connaissance de Sage comptable, un atout.

Working conditions

  • 4 jours semaine débutant dès que possible ;
  • La présence aux événements et activités de financement de l’organisme est requise ;
  • Salaire à déterminer selon l’expérience.

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Envoi de la candidature

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une courte lettre d’intention à [email protected] en indiquant Poste adjoint·e à la direction dans l’objet du message.

Seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées.

October 14 2022